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Abgesehen vom Bericht müssen Sie möglicherweise einige Dokumente anfügen. Tun Sie dies, bevor Sie es der für geschäftliche Reisen verantwortlichen Person vorlegen. Hier sind häufige Anhänge für den Bericht: Wenn Sie reisen, müssen Sie über viele Dinge nachdenken. Egal, ob Sie alleine oder mit einer Gruppe reisen, Sie müssen alle Ihre Ausgaben verfolgen. Gehen Sie so vor, dass Es Ihnen nicht schwer fällt, Ihren Bericht abzuschließen. Unabhängig davon, wie viele Tage Sie gereist sind, geben Sie alle Details jedes Tages an. Ein Erstattungsformular wird von den meisten Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen verwendet. Ein neuer Arbeitgeber wird bald erkennen, dass er eine Möglichkeit braucht, um Mitarbeiter für allgemeine Geschäftsausgaben wie Büromaterial, Kilometerstand, Software, Schulungsgebühren usw. zu entschädigen. Für Reisen können Sie das Reisekostenformular oder den Meilen-Tracker verwenden, aber für diese anderen Ausgaben genügt ein allgemeines Erstattungsformular. Alles, was Sie brauchen, ist eine einfache Tabelle für diese Art von Formular, so dass unser Mitarbeiterkostenerstattungsformular unten genau das Richtige ist. Ich habe auch ein neues druckbares PTA-Rückerstattungsformular hinzugefügt.

Wichtiger Hinweis für Arbeitgeber: Wenn Ihre Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung verwenden, sollten sie auch Kopien der Quittungen zusammen mit dem Bericht einreichen, damit Sie angemessene Aufzeichnungen für Steuerzwecke führen können. Wir haben die Notiz “Vergessen Sie nicht, Quittungen anzuhängen” in diese Tabellenkalkulationen aufgenommen, um als Erinnerung zu dienen. Die Selbstständigen verwenden auch Reisekostenabrechnungsformulare – zum einen für Steuererklärungen, da die Kosten für Geschäftsreisen Teil der Betriebskosten sind. Andererseits geben sie ihre Reisekosten manchmal an ihre Kunden weiter, die auch eine vollständige Dokumentation der entstandenen Kosten erwarten. Wenn Sie die Belege einschließen, werden sie überprüfen, ob alles, was Sie für die Reise ausgegeben haben, für die Reise war. Durch das Aufbewahren und Anfügen der Belege können Sie alle Ausgaben einschließen. Es gibt eine sehr geringe Chance, dass Sie etwas verpassen. Zusammen mit ihm, müssen Sie einige Informationen angeben. Dazu gehören Herkunft, Ziel und Zweck der Reise.

Dieses Erstattungsformular wurde entwickelt, um es Den Mitarbeitern zu ermöglichen, die Erstattung der allgemeinen Geschäftskosten zu verlangen. Eine Spesenabrechnung wird häufig zur Erfassung von Reisekosten wie Transport, Verpflegung, Unterkunft und Konferenzgebühren verwendet. Eine Spesenabrechnung kann jedoch auch verwendet werden, um alle Geschäftsaufwendungen zu dokumentieren, für die ein Mitarbeiter erstattet werden muss. Sie können z. B. eine Spesenabrechnung verwenden, um kilometergebundene und gasverwendete Kilometerleistung und Gas zu verfolgen, Besprechungen mit Kunden, die Mahlzeiten oder andere Unterhaltung umfassen, oder sogar Büromaterial, das von einem Mitarbeiter gekauft wurde. Eine Spesenabrechnung liefert eine genaue Aufzeichnung der Geschäftskosten, die für die Budgetplanung und Steuerberichterstattung wichtig ist. Die Bereitstellung von Belegen für alle in einem Bericht aufgeführten Ausgaben hilft, Fehler zu vermeiden und bereitet Unternehmen auf die Einreichung von Steuern und den Abschluss von Audits vor. Das wöchentliche oder monatliche Sammeln von Spesenabrechnungen von Mitarbeitern kann vor Budgetierungsfehlern schützen und dazu beitragen, dass das Geld gut ausgegeben wird. Geht ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise, d.h.

muss er im Auftrag des Unternehmens an einen anderen Ort reisen – ob in eine Nachbarstadt oder in die andere Weltwelt – entstehen Kosten: Tickets, Hotelübernachtungen, Verpflegung. Ein Teil dieser Kosten wird bereits im Voraus vom Unternehmen bezahlt und spielt daher keine Rolle mehr in der Reisekostenabrechnung. Andere entstehen dem Mitarbeiter – und werden aus eigener Tasche bezahlt. Die Buchhaltung kann aus der Reisekostenabrechnung und den eingereichten Quittungen (sehr wichtig!) sehen, was zu erstatten ist. Egal, welche verschiedenen Ausgaben Sie gemacht haben, stellen Sie sicher, dass alle Quittungen zu halten.